FOCUS MET VOLDOENING

3 maanden programma voor overheidsprofessionals om effectief te werken en op een slimme manier om te gaan met werkdruk

1.1 Visie en inhoud met Focus met Voldoening

1.1.1 Inleiding, wat is Focus met Voldoening?

De training Focus met Voldoening gaat over het kunnen nemen van verantwoordelijkheid voor het behalen van professionele, afgesproken doelen.

De manier waarop deze doelen worden bereikt is binnen overheidsorganisaties vaak behoorlijk vrij. Het is daarom belangrijk dat professionals bij de overheid leren om slimme keuzes te maken en ervoor te zorgen dat ze de juiste acties nemen.

Naast het bereiken van doelen is het voor professionals ook belangrijker dan ooit om “goed voor zichzelf te zorgen”. Medewerkers moeten zelf hun stressniveau en werkdruk in de gaten kunnen houden en acties kunnen ondernemen als de werkdruk te hoog wordt.

In dit document leest u wat onze visie is op Professionele Effectiviteit in de huidige tijd, daarna laten we zien wat onze training Focus met Voldoening oplevert en hoe deze is opgebouwd. We delen daarna ervaringen van eerdere deelnemers. Tot slot vertellen we iets over onze eigen achtergrond.

1.1.2 Professionele Effectiviteit in de huidige tijd, onze visie

De samenleving verandert in een razend tempo.

Ga voor de grap eens 20 jaar terug in de tijd en zie voor je hoe er toen gewerkt werd op kantoor. De werkelijkheid van toen is niet meer te herkennen. Ontwikkelingen, met name op het gebied van ICT (internet, smartphones, social media) hebben de wereld voorgoed veranderd.

De razendsnelle overgang naar massaal thuiswerken en hybride werken kwam daaroverheen. Het werken zal nooit meer hetzelfde worden.

“Oude” systemen en manieren van werken passen niet meer. We zien een paar grote maatschappelijke veranderingen die effectief en gezond werken onder druk zetten.

Er zijn in onze visie 2 ontwikkelingen cruciaal:

• ICT ontwikkelingen (zorgen voor voortdurende afleiding).
• Ontwikkeling naar autonomie en eigenaarschap lager in de organisatie.

De invloed van ICT op effectiviteit -> voortdurende afleiding

Door de enorme toename van informatie(-stromen), iets wat letterlijk dag en nacht doorgaat, krijgen veel medewerkers klachten. Ze voelen zich overbelast (een hoge werkdruk) maar ze balen ook van stroperigheid en vinden dat de resultaten tegenvallen en/of te langzaam bereikt wordenDe invloed van ICT op effectiviteit => voortdurende afleiding

Autonomie en eigenaarschap laag in organisaties

De complexiteit van de samenleving heeft het onmogelijk gemaakt om strak hiërarchisch, top-down te blijven werken. Verantwoordelijkheden komen in alle organisaties steeds lager in de organisatie te liggen. Dat is voor velen een fijne ontwikkeling, het geeft vrijheid en de mogelijkheid om je te ontwikkelen.

Deze voordelen brengen impliciet verplichtingen met zich mee. Als er minder op je gelet wordt is het des te belangrijker dat je op jezelf let. Niet alleen op de inhoud, maar ook op energieniveau en omgaan met stress en werkdruk. Iedereen moet in staat zijn om goed op zichzelf te letten. Dit is helaas echter niet vanzelfsprekend voor iedereen.

Bovenstaande ontwikkelingen maken dat er voor professionals bij de overheid nieuwe handvatten, kennis en vaardigheden nodig zijn. Oude  timemanagement-technieken zijn inmiddels achterhaald. Focus met Voldoening is de training die precies gaat over de nieuwe methode. Over wat professionals nu nodig hebben om lekker te werken en goede resultaten te halen.

1.1.3 Wat levert de training Focus met Voldoening op?

Focus met Voldoening zorgt voor rust, controle en ontspanning in werk. Het maakt niet uit wat er om je heen gebeurt. Niet omdat je je afsluit voor je omgeving. Integendeel. Als je ontspannen bent neem je veel meer waar, zodat je eerder en op een betere manier reageert. Je maakt pro-actieve keuzes (je maakt tijd voor belangrijke – niet-urgente taken). Daardoor weet je crises en ellende vaak te voorkomen. Jouw omgeving merkt dit ook, waardoor je ook meer waardering ervaart en je krijgt meer vertrouwen.

Deelnemers van de training ervaren steeds meer focus en flow in hun werk. Dit zorgt voor een boost in productiviteit, maar zeker ook in werkplezier en voldoening. Ze ervaren dat ze nog meer zelf de leiding kunt nemen in je agenda en ze communiceren hier duidelijk over met anderen.

(Simpelweg nee zeggen is geen oplossing, het zet relaties en werkplezier op het spel)

De training levert nieuwe kennis en vaardigheden op, maar de deelnemers krijgen vooral ook een bewezen goed-werkend systeem.

1.1.4 Focus met Voldoening, wat houdt het in?

Hoe haal je resultaten? Wij gebruiken hier een formule voor die is afgeleid van een formule die door psychologen wordt gebruikt om succes te voorspellen:

Succes = Intelligentie x IJver x Ordentelijkheid

Bij Focus met Voldoening vertalen wij dat als volgt:

Goede resultaten = slimme keuzes x actie x goed systeem

Dit zijn de bouwstenen voor de training Focus met Voldoening die terugkomen in de training.

Slimme keuzes = deelnemers leren: heldere doelen, Pareto-principe, Eisenhower-kwadrant.

Actie = deelnemers leren: korte metten met uitstelgedrag: pomodoro, eat that frog, focus.

Goed systeem = deelnemers leren om optimaal te werken m.b.v. agenda, actielijst en focusplanner.

In onze training beginnen de deelnemers om eerst zelf effectief te worden. Daarna komen de onderdelen die gaan over effectief zijn met anderen (zoals werkafspraken maken en vergaderen).

1.1.5 Opbouw training Focus met Voldoening

De training Focus met Voldoening bestaat uit 5 onderdelen, die elkaar onderling versterken.

 1. Intake deelnemers

2 weken voor de start van de training sturen wij de deelnemers een vragenlijst (per e-mail) met de volgende vragen:

– Welk werk doe je?

– Wat vind je lastig als het gaat over werkdruk en doelen bereiken?

– Wat wil je vooral leren in de training?

– Wil je verder nog iets kwijt?

We verzoeken de deelnemers om de vragen binnen een week te beantwoorden, zodat wij alvast een beeld hebben van de deelnemers en de problematiek waar ze tegenaan lopen. Tegelijkertijd zetten we de deelnemers alvast aan het denken: “wat wil ik eigenlijk bereiken met de training?” Dat is goed om in de leerstand te komen

2. Live groepsonderdelen: 2 dagen live training op locatie en 1 online Q&A-sessie

We komen 3 keer live bij elkaar met de hele groep. 2 hele dagen en 1 Vraag en Antwoord sessie van 1 uur. De hele dagen zijn in principe op locatie, maar als het nodig is verzorgen wij ze online via Teams.

De inhoud van de live bijeenkomsten is als volgt:

Dag 1. Professionele effectiviteit, wat kan ik zelf doen?

• Wat is professionele effectiviteit en waar sta ik nu? (definitie en basistechnieken)
• Vaardigheden die direct helpen om de eigen effectiviteit te vergroten
• Doelen stellen –> waar werk ik naartoe?
• Kiezen, kiezen, kiezen –> wat doe ik wel (en wat dus niet). Cirkel van Invloed en Betrokkenheid, Eisenhower kwadrant, Paretoprincipe
• Focus & Flow en Pomodoro (deze kennis levert dírect succes op, dat is goed voor de rest van het leerproces)
• Slimme dagelijkse en wekelijkse gewoontes, werken met een (Focus-)planner –> vooruitkijken en reflecteren
• Goede zelfzorg –> piramide van Maslow en omgaan met stress
• Slim omgaan met de nooit stoppende stroom e-mails

Hét systeem van Focus met Voldoening bestaat uit 3 onderdelen: 1 agenda (vaak outlook), 1 actie-/takenlijst & 1 Focus Planner (deze wordt verderop uitgelegd).

Direct na de eerste dag gaan de deelnemers aan de slag met de stof, zodat de vaardigheden om zelf effectief te zijn al helemaal zijn ingesleten voor de start van de tweede dag. De tweede dag gaat over interactie met de eigen omgeving. Hoe neem je je omgeving mee en blijf je zelf effectief?

Dag 2. Zelf effectief werken i.r.t. je omgeving & houding en mindset

Je kunt niet effectief blijven werken en kiezen zonder je omgeving daar op een positieve manier bij te betrekken. Je maakt immers onderdeel uit van een organisatie. Je hebt een wisselwerking met deze organisatie.
Tijdens deze dag gaan we in op deze wisselwerking en bepalen we een slimme strategie die goed is voor de inhoud & de relatie.

• Een goede planning maken en deze communiceren met anderen
• Effectief omgaan met vergaderingen
• Effectief zijn in groepen en besluiten van groepen
• Nee zeggen, met behoud van relatie

1 Q&A (Vraag & Antwoord) sessie van 1 uur, 4 weken na de eerste live dag

Na de eerste livedag gaan de deelnemers aan de slag met de stof (en de Focus Planner). Na 4 weken verzorgen wij een (online) sessie, waarin vaak heel praktische vragen aan de orde komen. (Voorbeeld: hoe kan ik mijn dag vooruit plannen met mijn Outlook agenda, zonder dat ik direct in mijn mailbox gezogen wordt? Het antwoord van een andere deelnemer was: ik plan mijn dag altijd vooruit en kijk in mijn agenda in Teams.)

3. Wekelijks ervaringen uitwisselen, met een een heel eenvoudige rapportage

In onze trainingen werken we altijd met een wekelijkse rapportage, die wordt gedeeld met de groep. Zonder deze wekelijkse rapportage zouden deelnemers heel snel vervallen in de waan van de dag en vergeten om toe te passen wat er geleerd is. De rapportage vormt een wekelijks herinneringsmoment, dat is handig.

De rapportage bevat wekelijks dezelfde 3 checkvragen, deze zijn makkelijk te beantwoorden en geven een goed beeld van hoe het lukt om de stof toe te passen.

De rapportage wordt altijd op vrijdag rondgestuurd (een herinneringsmail krijgen de deelnemers op donderdagochtend, omdat voor sommigen de werkweek op donderdag eindigt). De trainer stuurt 1 antwoord naar de hele groep op maandag.

De 3 checkvragen voor Focus met Voldoening zijn:

1. Heb je de Focus Planner gebruikt?
2. Wat viel je deze week op als het gaat om werkdruk en effectief werken?
3. Waar ben je trots op deze week?

4. Een wekelijkse inspiratievideo aan het begin van de week (12 keer)

Leren in kleine stapjes werkt vaak veel beter dan in grote brokken tegelijk.

Daarom werken we bij Focus met Voldoening met wekelijkse inspiratievideo’s. We hebben daar heel goede ervaring mee. De deelnemers krijgen tijdens de looptijd van de training iedere week 1 korte inspiratievideo, met 1 concrete tip en 1 opdracht die goed te doen is. Deze video krijgen ze op maandagochtend aan het begin van de werkweek.

Voorbeelden van tips:

• Stop met multitasken
• Koop altijd tijd als iemand iets vraagt
• Begin met de moeilijkste taak in de ochtend
• …

En nog veel meer, er horen 12 unieke video’s bij het programma. Deelnemers vinden deze vaak heel inspirend en uitnodigend om ermee aan de slag te gaan.

5. Werken met een Focus Planner

Met onze unieke Focus Planner wordt plannen en reflecteren op dagelijkse en wekelijkse basis makkelijk en leuk. De Focus Planner is een belangrijk onderdeel van het systeem dat de deelnemers van de training leren.

Een compleet programma, dat de deelnemers zo min mogelijk tijd kost

De 5 bovengenoemde onderdelen van Focus met Voldoening sluiten naadloos op elkaar aan en zorgen ervoor dat de deelnemers steeds blijven oefenen en verder komen, zonder dat de deelnemers overbelast raken. Dat spreekt voor zich, het is juist de bedoeling dat de deelnemers minder werkdruk gaan ervaren en dat brengen ze vanaf het eerste moment van de training in de praktijk.

Omdat de deelnemers in de eigen werkpraktijk oefenen gaat zo min mogelijk tijd verloren. Nog belangrijker is het natuurlijk dat het leereffect van oefenen in de eigen praktijk veel groter is dan met speciale trainingscasussen.

De nadruk ligt in het programma op doen. Doen geeft zelfvertrouwen en maakt slagvaardig. Beiden zijn zeer belangrijk voor goede resultaten.

1.1.6 Eerdere deelnemers zeiden

Het trainingsprogramma Focus met Voldoening is gevolgd door overheidprofessionals bij rijk, provincie en gemeenten. Deelnemers beoordelen het programma gemiddeld met een 8+.

Wij vragen deelnemers aan het einde van de training om een evaluatieformulier in te vullen. Daar kwamen bijvoorbeeld de volgende reacties in terug:

“Jazeker, ik heb veel waardevolle tips gekregen om mijn werk beter te managen. Het was ook erg prettig om ervaringen uit te wisselen met andere deelnemers. Door tussendoor in kleinere groepen dieper op casussen in te gaan, heb ik mooi nieuwe inzichten gekregen op punten waar ik zelf vastliep. De sfeer was ook erg fijn. Ik had het gevoel dat ik alles kon delen wat ik wilde.”

(Antwoord op de vraag: zou je de training aan anderen aanbevelen?)

“Zeker, omdat je met relatief weinig tijd echt een efficiëntie- en effectiviteitsslag met je werk kunt maken. De wekelijkse inspiratievideo’s, focusplanner en feedbackmails zorgen ervoor dat je aangehaakt blijft wat de effectiviteit erg bevordert.”

(Antwoord op de vraag: zou je de training aan anderen aanbevelen?)

“Verder heb ik nog nagedacht over de tips over afzeggen van vergaderingen tijdens onze tweede trainingsdag. Ik was daar in de tweede sessie best sceptisch over maar ben door het gesprek in de groep bijgedraaid. En weer nieuwe voornemens gemaakt over effectiever vergaderen door ons eigen team. Bedankt daarvoor collega’s!”

(in een weekrapportage)

1.1.7 Praktisch

In totaal duurt het traject 3 maanden (de tijd die nodig is om nieuwe gewoontes aan te leren).

Het aantal deelnemers per groep is 8 – 12. Daardoor is er ruimte genoeg om echt een groep te worden, elkaar goed te leren kennen. Ook is er ruimte genoeg voor de trainer om op de specifieke situaties van de deelnemers in te gaan.

OVER ONS

Na jarenlang binnen de overheid te hebben gewerkt (als ambtenaar en als trainer/adviseur) is ons algemene beeld: bij de overheid werken veel slimme en ambitieuze professionals. Vaak met een groot hart op de inhoud. Of dit nu gaat om een beleidsterrein of om meer ondersteunende functies, deze gedrevenheid zie je heel vaak terug. De professionals zijn vaak uitstekend opgeleid op de inhoud en ze houden deze kennis ook bij, met trainingen en het bezoek van congressen bijvoorbeeld.

Echter: om goede resultaten te bereiken is het niet voldoende om een inhoudelijk expert te zijn. Om goede resultaten te halen, oftewel impact te hebben, is het noodzakelijk om professioneel effectief te zijn (je werk goed te organiseren) én om de vaardigheden te hebben om anderen mee te krijgen (impact te hebben).

We zien veel professionals hierin vastlopen. Ze raken overbelast door de hoeveelheid en de complexiteit van het werk en halen niet de resultaten die ze willen bereiken. Ze raken daardoor gefrustreerd. De gevolgen hiervan zijn groot. Talentvolle medewerkers geloven steeds minder in hun werk (en in zichzelf). Sommige medewerkers verlaten om deze reden de organisatie. Anderen raken gedemotiveerd en zetten zich (steeds) minder in, ze geven het op.

Dit is niet goed voor overheidsorganisaties en ook niet goed voor de samenleving, in dienst waarvan de organisaties werken. De resultaten die geleverd worden zijn minder (kwantitatief) of minder goed (kwalitatief) dat in potentie mogelijk.

Dat is ontzettend zonde en niet nodig. Want het goede nieuws is dat de vaardigheden die nodig zijn om pro-actief en effectief te zijn & de vaardigheden die nodig zijn om anderen mee te krijgen leerbare vaardigheden zijn. Ze zijn niet aangeboren, ze zijn aan te leren.

En dat is precies wat wij de deelnemers van de basistrainingen bieden. We leren ze met Focus met Voldoening de vaardigheden om professioneel effectief te zijn.

(We bieden daarnaast een andere training die gericht is op Anderen meekrijgen, deze heet Adviseren met Impact)

DE SUCCESVOLLE AMBTENAAR, EEN SAMENWERKING TUSSEN TOP-TRAINERS

De Succesvolle Ambtenaar is opgericht en uitgewerkt door Ester Oude Nijhuis van Caseon. Caseon is een eenmanszaak. Voor grote opdrachten werken we samen met een team top-trainers in Nederland (allemaal zzp-ers). We werken alleen met heel ervaren trainers, geen junioren. Trainen is mensenwerk en de trainer maakt of breekt een training.

Als de training door een andere trainer wordt verzorgd, is daarover altijd goed overleg met de opdrachtgever.

OVER ESTER

Na haar studie Bestuurskunde (Universiteit Twente) heeft Ester 16 jaar voor de overheid gewerkt (rijk en gemeente). Van beleidscoördinator (intern gericht) tot programmamanager duurzaamheid. Na deze 16 jaar werd ze ondernemer.

Ze heeft veel tijd, geld en energie geïnvesteerd in het leren ondernemen. Zo kwam ze tot de ontdekking dat succesvolle ondernemersprincipes heel interessant zijn voor ambitieuze professionals bij de overheid. Ze zorgen voor meer plezier en betere resultaten.

Deze ontdekking stond aan de wieg van De Succesvolle Ambtenaar (een bureau van Ester met 2 anderen). De Succesvolle Ambtenaar gaat over Focus met Voldoening, Adviseren met Impact, Anderen Meekrijgen & Goede Besluiten organiseren.

De Succesvolle Ambtenaar heeft overheidsklanten door het hele land. Gemeenten, provincies, waterschappen en rijksoverheid.

Persoonlijk is Ester ook politiek actief voor de PvdA bij de provincie Noord-Holland.

“Ik adem overheid” is wat ze hier zelf over zegt.

 

MEER INFORMATIE

Vindt u dit een interessant programma en wilt u weten of het voor uw organisatie interessant én relevant zou kunnen zijn?

We vertellen u er graag meer over.

Stuur een mail naar team@caseon.nl en we nemen zo snel mogelijk contact met u op om een geheel vrijblijvende afspraak in te plannen.

 

Op een stralende overheid!

 

Ester, Jolanda en Greta