Had ik dit 20 jaar geleden maar geweten… Deze werkwijze gaat jou en je collega’s uren tijd opleveren bij het werken aan maatschappelijke opgaven.
Bijna 20 jaar geleden werd ik projectmanager in het fysieke domein bij een prachtige gemeente. Woningbouw, bedrijventerreinen opknappen. Energieprojecten. Dat werk.
Vanaf dag 1 zocht ik naar een handboek. Hoe hoort het, wat moet ik doen? Ik liep hier helemaal in vast. Het hield me zelfs uit mijn slaap.
Ik dacht dat het aan mij lag dat ik vaak niet wist wat ik moest doen. Dat het leek dat we met projecten niet vooruitkwamen. In cirkeltjes bleven ronddraaien.
Waarom vertel ik dit?
Veel ambtenaren lopen er tegenaan dat het heel onduidelijk is hoe ze hun werk precies moeten doen. Het maakt ze onzeker.
Ik durf te stellen: het ligt bijna nooit aan de ambtenaar. Die handboeken zijn er niet. Ondanks alle pogingen om processen vast te leggen durf ik te stellen: hét handboek komt er ook niet.
Tenminste: niet voor de aanpak van NIEUWE opgaven, uitdagingen en maatschappelijke problemen. Het werk dat een beleidsmedewerker doet, of een projectmanager of projectmedewerker.
Juist creativiteit en nieuwe werkvormen zijn nodig om tot nieuwe oplossingen te komen.
Gelukkig is er wél een goede checklist met een overzicht wat je niet mag vergeten.
Dit overzicht heet: projectmatig werken voor elke ambtenaar (die met nieuwe uitdagingen te maken heeft). Linda Ursem heeft er een prachtige infographic van gemaakt. Een bewaarexemplaar!
Als je je afvraagt, net als ik vroeger, waar jullie aandacht naartoe mag. Denk dan aan deze punten:
- Betrokkenen: maak een stakeholdersanalyse. Waar vind je steun en waar juist weerstand?
- Rollen: wie doet er mee en waarom? Hoe ziet het droomteam eruit?
- Activiteiten: verzamel alle mogelijke acties, prioriteer en kies en maak een compleet planningsoverzicht.
- Fasering: beschrijf de opvolgende fases en sluit fases ook echt af. (is meteen een mooi viermomentje!).
- Documenten: voorkom ronddraaien in cirkels. Leg beslissingen en overwegingen vast, zodat er een gezamenlijk begrip ontstaat. Ook voor nieuwe deelnemers.
PS: Wil jouw organisatie werk maken van het professionaliseren van het werken aan projecten of nieuwe opgaven? Zonder dit helemaal dicht te regelen en alle creativiteit om zeep te helpen?
Neem gerust contact met ons op via team@caseon.nl voor de mogelijkheden om jouw medewerker(s) te trainen. Projectmatig werken kan ook een onderdeel zijn van een in company leergang. Je kunt simpelweg een reply geven op deze mail.
Groetjes van Ester en Linda